La Direction générale Personnes handicapées, soucieuse d'améliorer la qualité de ses services, procède actuellement à la numérisation progressive de l'ensemble des dossiers de personnes handicapées.
Ce projet, appelé ArchiDig, va ainsi permettre d'optimaliser la consultation et le traitement des dossiers tout en répondant au problème du stockage des dossiers papiers, puisque celui-ci représente une véritable mer de papier de rayonnages qui, mis bout à bout, mesurent 10 kilomètres et pèsent plusieurs centaines de tonnes.
Cette digitalisation des dossiers présente en effet un quadruple avantage.
- Premièrement, un gain de rapidité: les dossiers digitaux peuvent être traités et consultés directement sur l’ordinateur par l'administration (gain de temps par la suppression du classement physique des dossiers et de leur recherches);
- Deuxièmement, un gain de qualité: la qualité des dossiers scannés est aussi bonne et même meilleure que celle des dossiers papier (les documents manuscrits scannés par exemple se révélant plus lisibles que les originaux);
- Troisièmement, un gain de sécurité: l’information est mieux protégée (notamment par la sécurisation électronique des données sensibles comme les données médicales, …);
- Quatrièmement, un gain important d’espace: ce procédé nécessite évidemment beaucoup moins d’espace de stockage.
L’Office national des pensions (ONP) ayant procédé à la même opération pour ses dossiers avec succès, c'est tout naturellement qu'un accord fut conclu avec cet organisme pour digitaliser l'ensemble des dossiers de la Direction générale Personnes handicapées. En effet, forte de son expérience, l’ONP pouvait mettre à notre disposition son savoir-faire, des collaborateurs et du matériel afin d’aboutir à cette digitalisation de nos archives dans les meilleurs délais. Une très bonne collaboration s'est ainsi établie entre les deux institutions.
Enfin, parallèlement à cette numérisation en cours des dossiers, le nouveau système est testé, et après certitude de la valeur équivalente entre la version numérisée du dossier et sa version papier (notamment l'obtention de la fameuse force probante), les dossiers papiers pourront alors être détruits peu à peu.
La Direction générale Personnes handicapées. - www.handicap.fgov.be
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